Firmowe wyjazdy mogą przybierać różną formę, mogą to być podróże służbowe, konferencje i szkolenia oraz imprezy integracyjne. Każda z tych form ma nieco inną naturę i dlatego ich organizacja przebiega w nieco inny sposób. Są jednak także wspólne dla nich wszystkich elementy.
Pierwszym z takich elementów wspólnych jest rezerwacja miejsca noclegowego. Niezależnie czy jest to podróż jednej osoby, zorganizowane szkolenie dla wybranej grupy pracowników czy też ogólnofirmowa, wyjazdowa impreza integracyjna, należy na początek zarezerwować odpowiednie miejsce. W przypadku podroży służbowej najlepiej jeśli będzie się ono znajdowało w pobliżu docelowego miejsca podróży, czyli np. jeśli pracownik jedzie spotkać się z klientem to najlepiej będzie zarezerwować mu nocleg blisko siedziby klienta. W przypadku szkolenia dla pracowników rezerwując miejsce należy wybrać hotel z salą na konferencję, tak aby obok miejsca do spania, uczestnicy wyjazdu mieli także miejsce, w którym będą mogli zorganizować szkolenie. Taka sala powinna być wyposażona przynajmniej w rzutnik, tablicę do zapisywania, stół i krzesła, dobrze jeśli ma dodatkowo system nagłośnienia. Taką salą konferencyjną, którą można stawiać za wzór ma Grand Chotowa. W przypadku imprezy integracyjnej rezerwując miejsca należy zadbać by hotel miał odpowiednia liczbę pokoi, zapewniał możliwość zorganizowania bankietu dla pracowników oraz miał dodatkowe atrakcje, z których pracownicy będą mogli skorzystać w wolnym czasie poza oficjalnymi eventami. W tym przypadku także za wzór można stawiać Grand Chotowa.
Kolejną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę podczas organizowania takich wyjazdów jest transport. W przypadku podróży służbowych Kodeks Pracy mówi jasno, że pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty podróży. W przypadku konferencji czy imprez integracyjnych nie ma takiego obowiązku, ale ze względu na employer branding dobrze jest jeśli tworząc kosztorys takiego eventu firma uwzględni w nim także koszty podróży.
Ostatnią kwestią, na która dobrze jest zwrócić uwagę jest kwestia formalności, czyli przede wszystkim należy pamiętać, aby za wszystkie usługi prosić o wystawienie faktury VAT, tylko na tej podstawie firma może wliczyć w koszty organizację szkolenia, imprezy integracyjnej. W przypadku podróży służbowej alternatywą jest rozliczenie ryczałtem, ale nie zawsze jest ono korzystne dla przedsiębiorstwa, dlatego dobrze jest uczulić pracownika, aby zbierał faktury, rachunki i bilety podczas swojej podróży.